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DICAS DE WORD PARA WINDOWS

  1. Configurando o Word a seu gosto

  2. Esconda o Painel de Tarefas no Word XP

  3. Livrando-se do espaço para desenho (XP)

  4. A seleção contínua

  5. "Arrastar" e soltar

  6. Cópia rápida

  7. Como inserir o nome do arquivo...

  8. Numeração "a jato"

  9. Ordem alfabética

  10. Para que o cabeçalho de um grupo seja diferente dos demais

  11. Entrelinhamento rápido

  12. Acabe com o “encolhimento” de menus

  13. Alternando entre vários documentos

  14. Usando uma figura como imagem de botão

  15. Atalho para abrir o último local de edição

  16. Repetindo a última operação (F4)

  17. Impressão de vários documentos de uma mesma pasta

  18. Seleção vertical

  19. Gerando gráficos rapidamente

  20. Inserindo texto em figuras


        

1. Configurando o Word a seu gosto

Por padrão, ao ser instalado, o Word oferece, como padrão, a fonte (tipo de letra) Times New Roman, corpo (tamanho) 10, alinhado à esquerda, sem endentação (espaço que recua a primeira linha). Da mesma forma, a página padrão é a tamanho “carta” (ou “letter”), com margens medidas em polegadas (“in”, abreviatura de “inches”, polegadas em inglês). Se você freqüentemente precisa alterar esses padrões, não seria mais fácil defini-los conforme sua preferência ou necessidade? Isso é bem fácil; siga os passos:

a)   Alterando a fonte: Entre no menu Formatar – Fonte. Agora escolha, nas listas “Fonte” e “Tamanho” suas novas opções. A seguir, não pressione OK; antes disso, clique no botão “Padrão”, abaixo, à esquerda. O Word solicitará uma confirmação, emitindo um aviso de que todos os seus novos documentos passarão a ser criados de acordo com o novo padrão. Confirme, clicando em “Sim”;

b)   Página: Entre no menu Arquivo – Configurar Página. De forma bem parecida à anterior, nesses quadros você poderá redefinir as margens, o tamanho do papel, etc., e, para que o ajuste passe a valer também para seus novos documentos, acione o botão “Padrão”, como feito acima.

c)    Parágrafo: Já para alterar o alinhamento e a endentação, o caminho é um pouco diferente –você precisará redefinir o estilo padrão de texto do Word – o estilo “Normal”, indicado na caixa da barra de formatação, acima à esquerda. Para isso, entre no menu Formatar – “Estilos e formatação”. Mantendo o cursor num parágrafo ao qual esteja aplicado esse estilo, clique, uma vez sobre o nome dele com o botão direito do mouse e entre na opção “Modificar” – vai se abrir o quadro “Modificar Estilo”. Acione, a seguir, o botão “Formatar” – opção “Parágrafo”. Agora escolha a aba “Recuos e espaçamento”. Nesse quadro, defina, em “Alinhamento” outra opção, se for o caso (“Justificado”, por exemplo) e, em “Especial”, “Primeira Linha”, o recuo desejado (atenção: esta opção só modifica, como o nome diz, o recuo à esquerda da primeira linha do parágrafo; para definir um recuo para todo o parágrafo, utilize as medidas disponíveis nas opções “Esquerdo” ou “Direito”, à esquerda). Logo abaixo você poderá também, caso queira, redefinir espaços acima ou abaixo do parágrafo padrão ou ainda alterar o espaço entre as linhas (novamente atenção: não confunda, como fazem alguns, espaço entre linhas com espaço entre parágrafos). Agora, o pulo-do-gato: feitas suas alterações, não feche imediatamente o quadro “Modificar Estilo”; marque, antes, a opção “Adicionar ao modelo” (abaixo, à esquerda). Obs: este procedimento é válido para o Word XP; mas, nas versões 97/2000, o caminho é quase idêntico.

d)   Medidas: para alterar as unidades, entre em Ferramentas – Opções – Geral – procure o item “Unidades de medida” (penúltima, à esquerda, abaixo). Notas: a) algumas medidas do Word não são modificadas por este caminho. A unidade padrão de distância entre linhas e parágrafos, por exemplo, é o ponto (1/72 de polegada), mas você pode digitar um valor em outra unidade (1 cm acima, por exemplo) – ao pressionar OK (ou Enter), o Word fará a conversão automaticamente; b) por padrão, o Word aplica esse tipo de alteração inclusive aos novos parágrafos que vão sendo digitados; assim, a menos que seja isso mesmo que você queira, sugerimos que deixe para alterar a formatação após concluir a digitação (ou a maior parte dela). Volta ao início

2. Esconda o Painel de tarefas no Word XP

Uma das novidades na nova versão do MS Office é o Painel de tarefas, uma espécie de menu que fica à direita da área de trabalho. É um recurso – como tantos outros – que pode ser útil para alguns usuários, mas se você prefere ocultá-lo, bastaria clicar no “x” do Painel, acima, à direita. Porém, há um detalhe: ao reiniciar o Word, o Painel estará de volta. Para que ele permaneça sempre oculto ao iniciar o Word, o macete é entrar no menu Ferramentas – Opções – Exibir. Repare que a primeira opção na lista “Mostrar”, acima à esquerda, é justamente “Painel de tarefas de inicialização”. Desmarque a caixinha ao lado – Ok.  Volta ao início

3. Livrando-se do espaço para desenho (XP)

Agora, no Word 2002 (XP), quando queremos desenhar um objeto de desenho – mesmo que seja uma simples linha –, por padrão é aberto um “espaço” (um tipo de moldura), onde o objeto será criado, com a “preciosa” informação: “Crie seu desenho aqui”.

Até aí normal; o chato é que, criado o desenho, depois é preciso: 1) retirar o objeto desse espaço; 2) posicioná-lo no arquivo e 3) apagar esse espaço. Quanta trabalheira à-toa... Felizmente, para evitar tudo isso, não é complicado: entre em Ferramentas – Opções – Geral e desmarque a opção “Criar telas de desenho automaticamente ao inserir AutoFormas”. Volta ao início

4. A seleção não contínua

No Word 2002 (XP) finalmente é possível selecionar vários parágrafos alternados em uma só operação. Qual a utilidade disso? Há várias, mas vejamos duas:

1) Suponha que você digitou um longo texto, mas depois precisa aplicar uma formatação diferente em alguns deles. Pois basta selecionar esses parágrafos – que não precisam estar unidos uns aos outros – pressionando, ao mesmo tempo, a tecla Ctrl – note que eles ficarão selecionados. Agora basta alterar a formatação conforme sua preferência e salvar.

2) Você pode também usar esse recurso para copiar determinados trechos de um documento e colar em outro ou ainda criar um novo com apenas essa operação. Bem mais simples e rápido, não?  Volta ao início

5. “Arrastar” e soltar

Para mover rapidamente um texto (pode ser uma palavra, uma linha ou um parágrafo inteiro), selecione-o e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, mova o cursor para o local desejado; solte o e o texto aparecerá no novo local. Volta ao início

6. Cópia rápida

Para copiar rapidamente um texto, repita a operação descrita acima, mantendo também a tecla “Ctrl” pressionada – ao soltar-se o botão do mouse, o texto selecionado será copiado para o novo local. Isto vale também para gráficos, objetos de desenho, etc e também para outros programas do MS Office (PowerPoint, por exemplo). Volta ao início

7. Como inserir o nome do arquivo, de forma que a informação seja atualizada automaticamente:

a)  Coloque o cursor no ponto em que você quer que seja inserido o nome.

b)  Acione o menu Inserir – Campo; em “Categorias” selecione (com 1 clique) a frase “Informação sobre o documento”; a seguir, no quadro “Nomes de campos”, selecione “Filename”.

c)  Ainda nessa tela, note que você tem ainda outras opções de formato (inserir o nome em maiúsculas, minúsculas, etc.) e adicionar o caminho completo ao nome do arquivo. Obs: a) estas opções estão disponíveis imediatamente na última versão do Word (2002 ou XP); caso você utilize versões anteriores, você poderá utilizá-las também, mas para isso é preciso antes pressionar um botão intitulado “Opções”; b) Obviamente, isso só funciona num arquivo salvo; caso contrário o Word irá inserir o nome padrão (“Documento 1”, “Documento 2”, etc.).

d)  Dica extra: você pode usar o recurso de Campos também para que sejam inseridas automaticamente em seu documento várias outras informações, como datas, números de páginas, etc. Volta ao início

8.  Numeração “a jato”

Você está com uma lista de nomes aberta no Word e quer saber quantos são? Não é preciso contá-los. Basta selecionar os parágrafos e acionar o botão “Numeração”. O Word irá numerá-los corretamente, desde que cada nome constitua um parágrafo. Anotou o total? Ainda com os nomes selecionados, aperte novamente o mesmo botão e tudo volta como era antes. A lista não está mais selecionada e você quer remover os números? Acione “desfazer”. Volta ao início

9. Ordem alfabética

Você idem acima e quer colocá-los em ordem alfabética? Selecione os nomes e acione o menu Tabela – Classificar .... Surge um quadro com a linha “por parágrafo” selecionada – tecle enter e etc... Nota: O curioso aqui é classificar texto pelo menu “Tabela”, mas o procedimento é esse mesmo, ok?  Volta ao início

10.     Para que o cabeçalho de um grupo seja diferente dos demais

Acontece muito: você tem um documento com várias páginas, mas precisa que o cabeçalho de um grupo de páginas seja diferente das outras. Como fazer? Simples: insira, no final de cada grupo, uma quebra de seção; a seguir, basta exibir o cabeçalho de cada seção separadamente e configurar conforme sua necessidade.
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11.     Entrelinhamento rápido

Por padrão, o espaço entre as linhas d 1 parágrafo é o “simples”. Você pode alterar esse valor selecionando o texto e acionando, a seguir, o menu Formatar – Parágrafo, mas caso você esteja com pressa ou simplesmente não queira ficar testando medidas, experimente esses atalhos pelo teclado:

 

Para

Acione

Entrelinhamento duplo

Ctrl + 2

Uma linha e meia

Ctrl + 1,5

Simples

Ctrl + 1

Obs: vale p/ qualquer versão.Volta ao início

12.     Acabe com o “encolhimento” de menus

Você vive procurando itens nos menus? Aí, depois de algum sofrimento, descobre que a opção que você “perdeu”, na verdade, estava escondida abaixo de uma ponta de seta dupla? Isso acontece porque as novas versões do Word vêm configuradas para exibir apenas os itens mais usados ou usados mais recentemente.

Essa opção, se por um lado tem a vantagem de livrar espaço na área de trabalho, pode irritar bastante o usuário, principalmente quando se está com pressa; mas, felizmente, tem remédio: acione Ferramentas – Personalizar – Opções (atenção; não confundir c/ o conhecido “Ferramentas – Opções”) e ative a opção “Sempre mostrar menus completos” (Word XP), ou, no 2000, desative a opção “Menus mostram primeiro comandos recém-usados”.
 
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13.     Alternando entre vários documentos

Está com vários documentos abertos no Word? Para alternar entre um e outro, use o atalho Ctrl+F6; vale p/ qualquer versão. Volta ao início

 

14.     Usando uma figura como imagem de botão

Você quer criar um botão numa barra de ferramentas, mas gostaria de utilizar uma imagem diferente dos ícones disponíveis no Word? Siga os passos:

a) Copie para a Área de transferência a imagem.

b) No menu Ferramentas, clique em Personalizar – Comandos;

c) Na lista da esquerda (Categorias), escolha um item de menu (por ex: Formatar); na lista da esquerda (Comandos) escolha uma função (ex: Parágrafo);

d) Agora basta arrastar o botão para uma barra de ferramentas, mas assim que o posicionar na barra, mantenha-o selecionado e clique em Modificar seleção e, em seguida, clique na opção Colar imagem de botão. Caso seja adicionado um texto explicando a função, você pode suprimi-lo, clicando, a seguir, em Modificar seleção – Estilo padrão. Volta ao início

 

15.     Atalho p/ abrir o último local de edição

Você acabou de fechar um arquivo do Word e agora precisa voltar rapidamente ao local em que você estava trabalhando? Abra o arquivo e acione Ctrl+F5. Volta ao início

 

16.     Repetindo a última operação (F4)

Uma tecla de atalho bastante útil mas talvez pouco conhecida do Word é a F4; com ela você pode repetir, rapidamente, a última operação efetuada sem precisar abrir novamente menus, quadros de diálogo, etc. Por exemplo, suponha que você acabou de alterar a formatação de um parágrafo ou de um texto e descobre que precisa rapidamente fazer o mesmo em outro trecho do mesmo arquivo.

Para isso, basta selecionar o texto seguinte a receber a mesma alteração e pressionar F4; note que a operação será efetuada no trecho automaticamente. Dicas: a) como a ação a se repetir será sempre exatamente a mesma da anterior, tenha um certo cuidado para não apagar textos inadvertidamente; b) essa tecla de atalho serve também para outros programas do MS Office, como o PowerPoint, por exemplo. Volta ao início

 

17.     Impressão de vários documentos de uma mesma pasta

Acione o comando Arquivo – abrir – abra a pasta desejada (por exemplo – c:\cartas). Ao ser exibida a lista, clique uma vez sobre os nomes dos arquivos pressionando ao mesmo tempo a tecla Ctrl (não é obrigatório que estejam em seqüência – por exemplo carta3.doc, carta5.doc, carta.7.doc) e, a seguir, clique com botão direito do mouse ou acione o botão “Ferramentas” (último, acima, à direita). Aparecerão diversas opções, entre as quais a de imprimir.

Atenção: por este caminho também é possível apagar arquivos, por isso cuidado.  Volta ao início

 

18.     Seleção vertical

O padrão do Word (e de diversos outros softwares) é selecionar texto no sentido horizontal. Mas você sabe que é possível selecionar texto também no sentido vertical? Para isso, primeiro pressione a tecla Alt, e, mantendo-a pressionada, arraste o mouse sobre o texto que você quer selecionar. Qual a utilidade disso? Veja o exemplo a seguir:

Na lista abaixo, queríamos apagar os termos “Sr.” antes dos nomes:

Sr. Fulano de Tal...

Sr. Beltrano da Silva...

Sr. Sicrano etc.

Seguindo o procedimento acima, bastou selecionar os termos e o espaço em branco logo após:

Pronto; agora é só apagar.

Dica extra: esta é uma dica rápida; claro que para fazer o mesmo em listas extensas, fica mais fácil utilizar logo o recurso “Localizar e Substituir”.
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19.     Gerando gráficos rapidamente

Você tem uma tabela e quer criar rapidamente um gráfico com os dados? Mantenha a tabela selecionada e acione Inserir Gráfico (botão da barra de ferramentas)*; automaticamente será gerado um gráfico padrão com os dados da tabela; para editá-lo (alterar formato, cores, etc.), clique duas vezes sobre o gráfico.

(*) Caso não tenha esse botão disponível, você pode usar também o caminho Inserir – Objeto – Criar novo – Gráfico do MS Graph (esta opção vai constar da lista “Tipo de objeto”; caso não esteja, provavelmente será preciso instalar o recurso pelo programa de instalação do Office, ok?). Volta ao início

 

20.     Inserindo texto em figuras

Você tem uma foto ou outra imagem qualquer em seu documento, mas gostaria de inserir um texto sobre ela, como exibido na figura 1, logo abaixo. Como fazer isso rapidamente em recorrer a outros programas? Simples: exiba a barra de ferramentas Desenho e entre na opção “Caixa de texto”. A seguir, formate o texto como preferir e posicione a caixa sobre a foto.

OBS: Pode ser que a caixa tenha uma cor de fundo; se você não deseja isso, mantenha-a selecionada e entre, na barra de ferramentas Desenho, na lista de opções anexas ao botão “Cor do preenchimento” (um pequeno balde) e, a seguir, escolha “Sem preenchimento” (figura 2). Você pode inclusive definir uma linha para circular a caixa, etc. Volta ao início

 

 

(Fig. 1)

 

(Fig. 2)

 

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