DICAS DE POWERPOINT

1.     Recuperando modelos de versões anteriores

2.     Modificando o design de slides avulsos no PowerPoint XP

3.     Inserindo (ou removendo) elementos em toda a apresentação

4.     Inserindo apresentações no XP

5.     Dicas de impressão

6.     Compactando figuras

7.     Duplicando tudo rapidamente

8.     Redefina a pasta padrão

9.     Um novo padrão de figuras

10.    Um truque para combinar diferentes orientações de páginas no PowerPoint

 

1.     Recuperando modelos de versões anteriores

Se você atualizou o PowerPoint para a versão 2002 (XP) e agora não está conseguindo utilizar os modelos de versões anteriores (como aconteceu comigo, por exemplo), veja como recuperá-los:

Insira o cd do Office anterior e acione Iniciar – Pesquisar – Arquivos ou Pastas. Na janela que se abre, digite, logo abaixo da frase: “Procurar por pastas ou arquivos” a extensão “.pot” (sem aspas), na linha “Examinar” o seu drive de cd-rom e a seguir pressione o botão “Pesquisar” (ou pressione Enter), logo abaixo. Aguarde alguns instantes enquanto o Windows faz a busca no cd. Localizados os arquivos, agora você tem duas opções: 1) copiá-los para uma pasta em seu micro; 2) anote a pasta do cd, abra o PowerPoint e, pelo Arquivo – Abrir, procure essa pasta do cd.

Dicas espertas: a) se quiser copiar os modelos antigos para a mesma pasta dos atuais, basta localizar a pasta de arquivos .pot em seu computador e copiar para essa pasta os do cd. b) Se preferir primeiro verificar o layout dos modelos antigos antes de copiá-los, na tela “Abrir” acione a opção “Visualizar” no botão “Modos de exibição”. Volta ao início

2.     Modificando o design de slides avulsos no PowerPoint XP

Nas versões anteriores do PowerPoint, era quase impossível aplicar um design diferente em apenas alguns slides em uma mesma apresentação; o jeito – como talvez você já saiba – era reformatá-los um a um, mas essa solução era trabalhosa e demorada.

Finalmente no PowerPoint 2002 (XP) isso foi corrigido; agora basta selecionar os slides que terão um design diferente e, a seguir, ativar a barra de tarefas “Design do slide”, à direita (se forem vários, utilize o painel de slides, à esquerda, ao lado da aba “Tópicos”, ou alterne para o modo de classificação e selecione-os com um Ctrl+clique). Agora procure o layout diferente na lista “Aplicar um modelo de design” (à direita). Ao localizá-lo, clique no modelo uma vez com o botão direito do mouse e entre na opção “Aplicar aos slides selecionados”. Isso também vale para slides inseridos de outras apresentações. Volta ao início

3.     Inserindo (ou removendo) elementos em toda a apresentação

Você quer inserir um objeto (uma ilustração, uma frase, etc.) em todos os slides de uma apresentação? Entre em Exibir – Mestre – Slide Mestre e insira o objeto. Tudo o que você definir nesse slide valerá para todos os slides. Obs: a) normalmente, há dois slides mestres: um para o primeiro slide (chamado “slide de título”) e outro para os demais; para alternar entre um e outro use Page Down e PgUp normalmente; b) esta dica vale para todas as versões do PowerPoint; c) da mesma forma, utilize esse mesmo caminho se você quiser remover ou editar um item presente em todos os slides. Volta ao início

4.     Inserindo apresentações no XP

Você quer inserir uma ou mais apresentações em outra no PowerPoint XP? Use o caminho Inserir – Slides de Arquivos. A seguir, localize a apresentação pelo botão “Procurar”.

A vantagem deste método é que você poderá escolher não apenas quais slides (todos ou parte) serão inseridos, mas também – o mais importante – se a formatação original será mantida ou não, o que nem sempre (ou quase nunca) dá certo usando o “manjado” copiar-e-colar. Volta ao início

5.     Dicas de impressão

Imprimindo rapidamente apenas o texto de uma apresentação

Se você precisa imprimir rapidamente apenas o texto de uma apresentação no PowerPoint, acione Arquivo – Imprimir (ou Ctrl+P), mas atenção: não o botão da barra de ferramentas. Na tela que se abre, abra o menu de opções ao lado (ou abaixo, dependendo da versão) da palavra “Imprimir” e escolha Estrutura de tópicos – isso fará com que apenas os textos sejam impressos. Obs: a) esta dica vale para todas as versões do PowerPoint; b) mas não vale para textos inseridos em caixas de texto criadas pela barra de ferramentas Desenho nem para textos inseridos em figuras ou nos objetos criados pelo recurso WordArt. Volta ao início

Miniaturas

É bem fácil imprimir miniaturas dos slides de uma apresentação; para isso, acione Arquivo – Imprimir (ou Ctrl+P) e procure a opção Folhetos. Abre-se um menu secundário para que se escolha quantos slides serão impressos em cada página. Dica esperta: no PowerPoint XP, você pode ainda acionar o botão “Visualizar” para verificar como ficará a página impressa. Nesse mesmo quadro será habilitada uma pequena seção – também chamada “Folhetos” – para que você defina quantas miniaturas serão impressas em cada página.

Anotações

Essa opção é útil caso você queira imprimir em cada página uma miniatura de cada slide com um espaço para que o espectador faça anotações ou você pode utilizar esse espaço para inserir outras informações, como o logotipo e o telefone de sua empresa etc.

Slides selecionados

Quer imprimir apenas uma parte da apresentação? Há várias formas:

I) a) acione o modo “Classificação de slides” e selecione os slides que deseja imprimir apertando a tecla Ctrl enquanto clica sobre cada um deles; b) abra o quadro “Imprimir” e marque o botão “Seleção” do grupo “Intervalo de impressão” da janela antes de clicar OK. Repare que a opção “Seleção” só fica habilitada quando é selecionada realmente uma parte da apresentação.

II) No PowerPoint XP, você pode selecionar slides alternados também pela aba “Slides” no painel da esquerda.

III) Outra forma de selecionar slides para serem impressos é clicar no botão “Slides” no quadro “Imprimir” e entrar com o número de cada slide que se deseja imprimir, separando-os por vírgulas, como se fossem páginas no Word. Aqui também vale a dica: o campo para definição dos números dos slides a serem impressos só são habilitados quando se clica na opção “Slides”. Volta ao início

6.     Compactando figuras

A nova versão do PowerPoint (XP) inclui um recurso muito útil: agora é possível compactar uma figura ou até mesmo todas as imagens de uma apresentação de uma só vez – mas esse recurso está um pouco escondido: o macete é clicar em qualquer figura com o botão direito do mouse* e, a seguir, entrar na opção Formatar – Figura.

Na tela que surge, exiba a aba “Figura” e note que, embaixo, à esquerda, há um botão: “Compactar”. Clique nele uma vez e surgirá um novo quadro com diversas opções, entre as quais a de compactar todas a figuras da apresentação.

(*) Você pode também acionar o menu Formatar – Figura ou ainda entrar nessa mesma opção pela barra de ferramentas “Figura”. Volta ao início

7.     Duplicando tudo rapidamente

Para duplicar qualquer objeto no PowerPoint (uma figura, uma caixa de texto, etc.) selecione o objeto e pressione o atalho Ctrl+Shift+D (igual ao do CorelDraw); o item será duplicado. Obs: isso também vale para slides inteiros, claro, mas para isso use o modo de Slides (no painel da esquerda, no XP) ou o modo de classificação de slides (em qualquer versão). Volta ao início

8.     Redefina a pasta padrão

No MS Office, a pasta padrão para se guardar os documentos é, como todos já devem saber, a pasta “Meus Documentos”; mas digamos que você queira salvar suas apresentações sempre numa outra pasta – “Relatórios”, por exemplo. Definir isso é bem fácil; siga os passos: a) primeiro, crie a pasta, caso ela ainda não exista; b) se quiser, copie para essa nova pasta as apresentações já existentes em seu computador; c) agora, no PowerPoint, entre no menu Ferramentas – Opções – Salvar; procure a linha: “Local padrão de arquivo”; no campo imediatamente abaixo, digite: c:\ e nome da pasta que você acabou de criar – OK. Pronto, a partir de agora, quando você for salvar uma apresentação, o nome dessa pasta surgirá como padrão.

Obs: você pode fazer estes passos tanto no Windows Explorer como dentro do PowerPoint; caso tenha dúvidas de como proceder exatamente, não apague nada e peça ajuda a pessoas mais experientes. Volta ao início

9.     Um novo padrão de figuras

Você deve ter notado como é fácil criar figuras geométricas no PowerPoint – algumas ilustrações até já vêm prontas, como estrelas, cilindros, etc. –, mas digamos que você prefira que, ao criá-las, elas já venham ainda mais “prontas” – com linhas em contorno ou não, com cor de preenchimento diferente... Redefinir esse padrão é bem simples: primeiro crie a figura e edite até ficar do seu jeito preferido – ou abra uma que já esteja formatada conforme seu gosto pessoal; agora clique nela uma vez com o botão direito do mouse; no menu de contexto que surge, entre na opção Definir padrões de Autoforma. Volta ao início

10.   Um truque para combinar diferentes orientações de páginas no PowerPoint

Digamos que você  queira combinar, numa mesma apresentação, slides com orientações de páginas diferentes, isto é, alguns slides teriam a orientação “paisagem” e outros a do tipo “retrato”. Em princípio, isso não é possível, mas há uma forma de contornar o problema; siga os passos:

1) Salve os slides de configuração “retrato” como uma nova apresentação (ou como várias, dependendo do projeto);

2) Na “original” (com orientação “paisagem”), insira hiperlinks para as apresentações com configuração retrato;

3) Quando for exibir, acione o hiperlink (já modo de apresentação mesmo) para exibir os slides diferentes; para retornar pressione ESC.

Dica Esperta: se for exibir essas apresentações em outros micros, sempre verifique se você está “empacotando” corretamente todos os arquivos necessários ou acione o “Assistente para viagem”, porque o PowerPoint não vai “agrupá-los” sozinho, ok? Volta ao início